元智大學學生會 簡明法規彙編
元智大學學生會公文書處理辦法
  1. 1. 西元 2021 年 7 月 29 日學生行政中心第 29 屆第 5 次定期會議通過全文。
第一條
  1. 元智大學學生會(以下簡稱:學生會)各部門之公文書,依本辦法辦理之。
第二條
  1. 公文書格式,依本國「政府文書規格參考手冊」辦理。
第三條
  1. 學生會及學生行政中心(以下簡稱:行政中心)發布之公文書,由學生行政中心行政暨人資部為權責機關,負責擬稿、編碼、保管或其他公文書上之業務。
  2. 學生議會及學生評議會之公文書,權責機關由其自定之。
第四條
  1. 學生會之公文書,應冠「元智大學學生會」。
  2. 前項公文書,發文字號為「智學總字第」,後續編碼為西元年度日期及三碼流水編號。
第五條
  1. 行政中心之公文書,應冠「元智大學學生會學生行政中心」。
  2. 前項之公文書,發文字號為「智學行字第」,後續編碼為西元年度日期及三碼流水編號。
第六條
  1. 學生議會之公文書,應冠「元智大學學生會學生議會」。
  2. 前項之公文書,發文字號由學生議會自行定之。
第七條
  1. 學生評議會之公文書,應冠「元智大學學生會學生評議會」。
  2. 前項之公文書,發文字號由學生評議會自行定之。
第八條
  1. 學生會之公文書,有以下類別:
    1. 令:於訂定、修正或廢止行政規則時發布。
    2. 公告:基於法定事項,對內外公告時發布。
    3. 函:就已決行之內容,對內、對外或對學校寄發之書信時使用。
    4. 書函:於行政中心就尚未決行之內容,對內、對外或對學校寄發之磋商書信時使用。
    5. 開會通知單:於行政中心召開會議時,通知與會人員時使用。
  2. 前項各款公文書發布之原則,依本辦法之附件一辦理。
第九條
  1. 前條對校外事務之公文書,一律以學生會公文書辦理。各部門不得以其名義發布寄送。
第十條
  1. 學生會或學生行政中心發文時,由權責機關負責辦理,以下列程序辦理:
    1. 擬稿:由各部門下轄各單位,依照其行政需求,擬辦公文書之稿件。
    2. 核稿:由擬辦單位將公文書稿件送權責機關校正核稿。
    3. 判行:由學生行政中心行政暨人資部將複審後之公文書稿件陳會長決行。
    4. 用印:會長決行後,由權責機關負責公文書用印等業務。
    5. 寄發:由權責機關寄發受文者及副本者。
  2. 行政中心各單位,不得以各單位之名義發布公文書。
  3. 會長應故無法決行時,得由副會長代行。
第十一條
  1. 學生會或行政中心收文時,由權責機關負責辦理,以下列程序辦理:
    1. 簽收:收文。
    2. 編號:就公文書收受日期,予以檔案編號及保存期限。
    3. 歸檔:掃描公文正本,並歸檔至雲端資料庫。
    4. 傳遞:將公文正本繳交受文者。如受文者為學生會,正本保存於辦公室,並將公文掃描檔以電子郵件寄發會長、副會長。
  2. 行政中心各單位收文時,應轉交權責機關。
第十二條
  1. 學生會與學生行政中心之公文書,應分別存放。
第十三條
  1. 本辦法自公告日起施行。